Kontrola urzędu skarbowego zwykle obejmuje dokumenty, które firma tworzyła przez wiele miesięcy lub lat. Kontrolujący mogą zestawić deklaracje podatkowe z księgami, fakturami, płatnościami, umowami, stanami magazynowymi i informacjami przekazanymi przez kontrahentów. Każda rozbieżność może wywołać dodatkowe pytania, przedłużyć czynności i zwiększyć zakres materiału, który trzeba przedstawić.

Porządkowanie księgowości przed wizytą urzędu wymaga czegoś więcej niż ułożenia faktur według dat. Trzeba sprawdzić, czy dokumenty potwierdzają rzeczywisty przebieg sprzedaży, zakupów i płatności. Kwoty wykazane w deklaracjach powinny wynikać z ewidencji, a zapisy w ewidencji powinny mieć potwierdzenie w dowodach księgowych. Firma musi też wiedzieć, gdzie przechowuje dokumenty, kto może je udostępnić i jak szybko potrafi odtworzyć historię konkretnej transakcji.

Zacznij porządkowanie księgowości przed otrzymaniem zawiadomienia

Najbezpieczniejszy sposób przygotowania firmy polega na regularnym sprawdzaniu dokumentacji. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli daje przedsiębiorcy ograniczony czas na działanie. W ciągu kilku dni trudno odtworzyć brakujące umowy, wyjaśnić rozbieżności w płatnościach i uporządkować kilka lat zapisów księgowych.

Stały porządek pozwala szybko ustalić, czy urząd otrzyma kompletne i spójne dane. Firma może też wcześniej wykryć błędy wynikające z pomyłek pracowników, awarii programu, niewłaściwego obiegu dokumentów albo opóźnionego przekazywania faktur do księgowości.

W wielu firmach dokumentacja trafia do księgowego pod koniec miesiąca. Część faktur znajduje się wtedy w skrzynkach pocztowych pracowników, panelach zakupowych, aplikacjach, samochodach służbowych i segregatorach przechowywanych w różnych oddziałach. Przed kontrolą trzeba ustalić, czy wszystkie dokumenty zostały ujęte w ewidencji.

Problemy często powstają przy wydatkach opłaconych prywatną kartą właściciela, fakturach pobranych kilka tygodni po zakupie, korektach wysłanych przez dostawcę oraz dokumentach przekazanych księgowości po zamknięciu miesiąca. Każdy taki przypadek trzeba przeanalizować i przypisać do właściwego okresu.

Przedsiębiorca powinien co najmniej raz na kwartał przeprowadzać wewnętrzny przegląd dokumentów. Firma prowadząca dużą liczbę transakcji powinna robić to częściej. Przegląd miesięczny pozwala wykryć błąd przed złożeniem kolejnych deklaracji i ogranicza liczbę okresów wymagających późniejszej korekty.

Ustal zakres planowanej kontroli

Po otrzymaniu zawiadomienia trzeba dokładnie przeczytać jego treść. Dokument powinien wskazywać zakres kontroli. Może dotyczyć określonego podatku, konkretnego okresu albo wybranego rodzaju rozliczeń.

Zakres wyznacza kolejność prac. Gdy urząd zamierza sprawdzić podatek VAT za sześć miesięcy, firma powinna w pierwszej kolejności przeanalizować rejestry VAT, faktury, pliki JPK, korekty, płatności i dokumenty potwierdzające wykonanie transakcji. Kontrola podatku dochodowego wymaga dokładnego sprawdzenia przychodów, kosztów, amortyzacji, różnic kursowych, rozliczeń pracowniczych i innych pozycji wpływających na dochód.

Przedsiębiorca powinien zapisać okres wskazany w zawiadomieniu i przygotować wykaz dokumentów dotyczących tego czasu. Należy też sprawdzić zdarzenia rozpoczęte wcześniej, które wpłynęły na kontrolowane rozliczenia. Przykładem może być środek trwały zakupiony kilka lat wcześniej, gdy kontrola obejmuje bieżące odpisy amortyzacyjne.

Podobnie wygląda sytuacja z korektami faktur. Faktura pierwotna może pochodzić z wcześniejszego roku, a jej korekta może wpływać na okres objęty kontrolą. Firma musi wtedy przygotować oba dokumenty oraz wyjaśnić przyczynę zmiany.

Zakres kontroli pomaga ustalić priorytety, lecz nie powinien prowadzić do pominięcia dokumentów powiązanych z badaną sprawą. Kontrolujący mogą zapytać o wcześniejsze zdarzenie, gdy ma ono bezpośredni wpływ na kontrolowany podatek.

Wyznacz osobę odpowiedzialną za przygotowanie dokumentacji

Jedna osoba powinna zarządzać przygotowaniem firmy. Może to być właściciel, członek zarządu, główny księgowy, pracownik działu finansowego albo pełnomocnik.

Koordynator powinien znać zakres kontroli, terminy i miejsce przechowywania dokumentów. Powinien też wiedzieć, kto odpowiada za sprzedaż, zakupy, magazyn, kadry, płatności i umowy.

Brak jednej osoby odpowiedzialnej prowadzi do chaosu. Pracownik sprzedaży przekazuje kontrolującym jeden zestaw danych, księgowość przygotowuje drugi, a właściciel przedstawia własne wyjaśnienia. Nawet prawidłowe informacje mogą wtedy wyglądać na sprzeczne.

Koordynator powinien utworzyć rejestr zadań. W rejestrze należy zapisać rodzaj dokumentu, osobę odpowiedzialną za jego przygotowanie, termin wykonania oraz wynik sprawdzenia. Takie zestawienie pokazuje, które obszary zostały już przeanalizowane, a które wymagają dalszej pracy.

Osoba koordynująca powinna również kontrolować komunikację z biurem rachunkowym. Przekazanie księgowości ogólnej prośby o przygotowanie dokumentów zwykle daje słaby efekt. Trzeba wskazać okres, rodzaj podatku i oczekiwany zakres materiału.

Przygotuj mapę całej dokumentacji księgowej

Przed analizą poszczególnych zapisów trzeba ustalić, gdzie firma przechowuje dokumenty. Część materiałów może znajdować się w systemie księgowym, część w KSeF, część w skrzynkach e mail, a część w papierowym archiwum.

Mapa dokumentacji powinna obejmować księgi, ewidencje, deklaracje, faktury, umowy, potwierdzenia płatności, dokumenty magazynowe, dokumentację środków trwałych, akta pracownicze i korespondencję handlową.

Trzeba też wskazać osobę posiadającą dostęp do każdego zasobu. Firma może mieć komplet faktur w systemie, lecz brak aktywnego konta administratora uniemożliwi szybkie ich pobranie. Dokumenty mogą znajdować się na serwerze obsługiwanym przez zewnętrzną firmę, do której dostęp posiada tylko były pracownik.

Przedsiębiorca powinien sprawdzić hasła, uprawnienia i możliwość eksportu danych. Kontrolujący mogą zażądać dokumentacji w określonym terminie. Poszukiwanie administratora po otrzymaniu wezwania zabiera czas, który można przeznaczyć na sprawdzenie zawartości plików.

Dokumentacja papierowa wymaga podobnego przeglądu. Segregatory powinny mieć oznaczenie roku, miesiąca i rodzaju dokumentów. Każdy segregator powinien zawierać materiały w logicznej kolejności. Faktury można układać według dat, numerów albo kolejności zapisów w rejestrze.

Przyjęty system musi pozwalać szybko odnaleźć konkretny dokument. Kontrolujący może wskazać numer faktury i poprosić o jej przedstawienie. Kilkugodzinne poszukiwanie jednego dowodu pokazuje, że firma słabo kontroluje własną dokumentację.

Porównaj deklaracje z zapisami księgowymi

Pierwszy etap właściwej kontroli wewnętrznej polega na porównaniu deklaracji z księgami. Kwoty wykazane urzędowi powinny wynikać z danych zapisanych w systemie.

W podatku VAT trzeba porównać część ewidencyjną i deklaracyjną pliku JPK z rejestrami sprzedaży i zakupów. Należy sprawdzić podstawy opodatkowania, kwoty podatku należnego, podatku naliczonego, korekty oraz rozliczenia przeniesione pomiędzy okresami.

W podatku dochodowym trzeba zestawić zeznanie roczne z księgą przychodów i rozchodów albo księgami rachunkowymi. Przychody, koszty, dochód, strata, zaliczki i ulgi powinny mieć potwierdzenie w ewidencji.

Rozbieżność może wynikać z zaokrągleń, korekty złożonej po zamknięciu okresu, ręcznego zapisu albo błędu podczas przenoszenia danych. Każdy przypadek wymaga wyjaśnienia.

Samo ustalenie, że deklaracja różni się od rejestru, daje za mało informacji. Trzeba odnaleźć konkretny zapis powodujący różnicę. Następnie należy ustalić, która wartość jest prawidłowa i czy firma powinna złożyć korektę.

Przedsiębiorca powinien przechowywać zestawienia pokazujące sposób obliczenia podatku. Dotyczy to szczególnie firm korzystających z kilku systemów. Sprzedaż może pochodzić z programu magazynowego, sklepu internetowego, platform sprzedażowych i kasy fiskalnej. Dane trafiają później do księgowości w kilku plikach. Brak uzgodnienia pomiędzy nimi zwiększa ryzyko pominięcia części obrotu.

Sprawdź ciągłość zapisów w księgach

Księgi powinny obejmować cały kontrolowany okres. Trzeba sprawdzić, czy system zawiera wszystkie miesiące, numery dokumentów i zapisy wymagane dla danej formy księgowości.

Przerwa w numeracji nie zawsze oznacza błąd podatkowy, lecz wymaga wyjaśnienia. Brak faktury o konkretnym numerze może wynikać z anulowania dokumentu, awarii programu albo usunięcia wersji roboczej. Firma powinna mieć zapis pozwalający ustalić przyczynę.

Trzeba również sprawdzić, czy księga została zamknięta w prawidłowy sposób i czy późniejsze zmiany pozostawiły ślad. Program księgowy powinien umożliwiać ustalenie, kiedy wprowadzono zapis i kto go zmienił.

Ręczne poprawianie danych bez dokumentacji może wzbudzić podejrzenia. Jeżeli firma wykryła błąd, powinna dokonać korekty zgodnie z zasadami księgowymi i zachować informację o jej przyczynie.

Przy księgach rachunkowych trzeba sprawdzić zgodność obrotów i sald, dziennika, kont księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych. Salda rozrachunków powinny odpowiadać należnościom i zobowiązaniom firmy.

Przy podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy sprawdzić chronologię wpisów, miesięczne podsumowania, remanenty oraz zgodność zapisów z dowodami księgowymi.

Uporządkuj faktury sprzedaży

Każda faktura sprzedaży powinna mieć prawidłowy numer, datę wystawienia, datę sprzedaży, dane stron, nazwę towaru lub usługi, wartość i stawkę podatku. Dokument musi odpowiadać rzeczywistej transakcji.

Przed kontrolą trzeba porównać faktury z rejestrem sprzedaży. Łączna wartość dokumentów powinna odpowiadać kwotom ujętym w księgowości. Trzeba też sprawdzić faktury wystawione ręcznie, poza głównym systemem.

W wielu firmach problem tworzą dokumenty wystawiane przez kilka oddziałów. Każdy oddział może korzystać z własnej numeracji i przekazywać dane do centrali w innym terminie. Przed kontrolą trzeba ustalić, czy księgowość otrzymała komplet dokumentów.

Sprzedaż prowadzona przez internet wymaga porównania faktur z raportami platform, płatnościami elektronicznymi, zwrotami i wysyłkami. Liczba zamówień może różnić się od liczby faktur, ponieważ część zamówień została anulowana, zwrócona lub połączona. Firma powinna umieć wyjaśnić takie różnice.

Sprzedaż rejestrowana na kasie fiskalnej wymaga sprawdzenia raportów dobowych i miesięcznych. Trzeba ustalić, czy wszystkie raporty trafiły do księgowości oraz czy sprzedaż udokumentowana fakturą do paragonu została prawidłowo ujęta.

Należy też przeanalizować zaliczki. Otrzymanie przedpłaty może wywołać obowiązek podatkowy przed wykonaniem dostawy lub usługi. Firma powinna powiązać fakturę zaliczkową z fakturą końcową oraz płatnością.

Kontrolujący mogą sprawdzić, czy data ujęcia sprzedaży odpowiada momentowi powstania obowiązku podatkowego. Sam dzień wystawienia faktury nie zawsze rozstrzyga o właściwym okresie rozliczenia.

Sprawdź faktury korygujące sprzedaż

Każda faktura korygująca powinna wskazywać dokument pierwotny i przyczynę zmiany. Firma musi też posiadać materiał potwierdzający zdarzenie powodujące korektę.

Przy zwrocie towaru może to być dokument przyjęcia produktu do magazynu. Przy rabacie potrzebne mogą być ustalenia handlowe, aneks, wiadomość e mail albo rozliczenie okresowe. Przy błędzie w cenie trzeba wykazać, skąd wynikała prawidłowa wartość.

Korekta powinna zostać ujęta w odpowiednim okresie. Zasady zależą od rodzaju podatku, przyczyny korekty i okoliczności transakcji. Księgowość powinna sprawdzić każdy większy dokument osobno.

Trzeba również powiązać korekty z płatnościami. Jeżeli firma obniżyła wartość faktury, powinna zwrócić klientowi nadpłatę albo rozliczyć ją z kolejną należnością. Brak takiego rozliczenia może wywołać pytania o rzeczywistą przyczynę korekty.

Częstym błędem jest ujęcie korekty w rejestrze bez zachowania dokumentu źródłowego. Program księgowy pokazuje wtedy zmianę wartości, lecz firma nie potrafi przedstawić faktury ani wyjaśnić jej przyczyny.

Sprawdź kompletność faktur zakupowych

Faktura zakupowa powinna odpowiadać rzeczywistemu nabyciu towaru lub usługi. Przedsiębiorca musi wykazać związek wydatku z działalnością oraz spełnienie warunków pozwalających ująć go w rozliczeniu.

Trzeba porównać rejestr zakupów z dokumentami. Każdy zapis powinien mieć fakturę lub inny dopuszczalny dowód. Należy też sprawdzić, czy jedna faktura nie została zaksięgowana dwa razy.

Duplikaty pojawiają się często, gdy ten sam dokument trafia do księgowości w wersji papierowej i elektronicznej. Program może rozpoznać powtórzony numer, lecz różny zapis nazwy dostawcy albo dodatkowy znak w numerze czasem omija automatyczną kontrolę.

Należy sprawdzić dane sprzedawcy, numer faktury, kwoty, daty i sposób zapłaty. Trzeba też ustalić, czy dostawca figurował jako czynny podatnik VAT w czasie transakcji, gdy miało to znaczenie dla rozliczenia.

Sama faktura często stanowi początek dokumentacji. Przy zakupie towaru należy mieć potwierdzenie dostawy, przyjęcia do magazynu i dalszego wykorzystania. Przy zakupie usługi potrzebne są materiały pokazujące jej wykonanie.

Kontrolujący mogą zakwestionować koszt, gdy opis faktury jest ogólny. Pozycja „usługi zgodnie z umową” wymaga przedstawienia umowy i dowodów wykonania. Pozycja „doradztwo” powinna mieć potwierdzenie w raportach, korespondencji, analizach albo protokołach.

Udokumentuj rzeczywiste wykonanie usług

Usługi niematerialne wymagają szczególnej staranności. Ich rezultatu często nie widać w magazynie ani na placu firmy. Przedsiębiorca powinien posiadać materiał pokazujący, kto wykonał usługę, kiedy ją wykonał i jaki rezultat przekazał.

Umowa powinna określać zakres prac, wynagrodzenie, termin i zasady odbioru. Sama umowa potwierdza zobowiązanie stron, lecz nie pokazuje wykonania świadczenia.

Do dokumentacji należy dołączyć raporty, analizy, projekty, zestawienia, protokoły, korespondencję i inne rezultaty pracy. Przy usługach marketingowych mogą to być materiały reklamowe, raporty z kampanii, statystyki i zaakceptowane projekty. Przy usługach informatycznych mogą to być zgłoszenia, harmonogram prac, protokoły wdrożenia i dokumentacja zmian.

Przy usługach doradczych trzeba zachować opracowania, notatki ze spotkań, wiadomości i decyzje podjęte na podstawie rekomendacji. Ogólna faktura wystawiana co miesiąc bez śladu wykonanych czynności zwiększa ryzyko sporu.

Firma powinna też ustalić, kto po jej stronie odbierał usługę. Pracownik wskazany jako osoba kontaktowa może zostać zapytany o zakres współpracy. Jego odpowiedzi powinny odpowiadać dokumentom.

Sprawdź gospodarczy cel wydatków

Koszt powinien mieć związek z działalnością przedsiębiorcy. Przed kontrolą trzeba przeanalizować wydatki, które mogą wyglądać na prywatne albo słabo związane z przychodem.

Dotyczy to między innymi podróży, posiłków, prezentów, wyposażenia używanego poza firmą, kursów, usług wizerunkowych oraz zakupów dokonywanych przez właściciela.

Każdy taki wydatek powinien mieć opis. Trzeba wskazać jego cel, uczestników, termin i związek z konkretnym działaniem firmy. Faktura za hotel powinna łączyć się z podróżą służbową, spotkaniem, szkoleniem albo realizacją zlecenia.

Faktura za sprzęt elektroniczny powinna mieć powiązanie z osobą lub stanowiskiem, które go używa. Firma powinna wiedzieć, gdzie znajduje się sprzęt i w jakim celu został zakupiony.

Wydatki mieszane wymagają prawidłowego rozliczenia. Jeżeli przedmiot służy działalności i celom prywatnym, trzeba stosować zasady właściwe dla danego podatku i rodzaju kosztu.

Opis sporządzony wiele miesięcy po zakupie może mieć mniejszą wartość niż dokumentacja tworzona na bieżąco. Pracownik powinien wyjaśniać cel wydatku w chwili przekazywania faktury do księgowości.

Uzgodnij faktury z płatnościami

Każda większa faktura powinna mieć powiązanie z płatnością. Trzeba porównać rozrachunki z wyciągami bankowymi, raportami kasowymi i potwierdzeniami przelewów.

Brak płatności może wynikać z odroczenia terminu, potrącenia, kompensaty, sporu z kontrahentem albo rozliczenia zaliczki. Każda z tych sytuacji powinna mieć dokumentację.

Przy przelewach trzeba sprawdzić numer rachunku odbiorcy, tytuł płatności, kwotę i datę. Płatność zbiorcza obejmująca kilka faktur wymaga zestawienia pokazującego sposób jej rozliczenia.

Częściowe płatności powinny być przypisane do właściwych dokumentów. System księgowy może pozostawić niewielkie nierozliczone saldo wynikające z różnic kursowych, zaokrągleń albo potrąconych opłat. Każde saldo trzeba wyjaśnić.

Przy transakcjach objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności należy sprawdzić sposób wykonania przelewu. Dokumentacja powinna potwierdzać, że firma zastosowała wymagany sposób zapłaty.

Należy też sprawdzić płatności gotówkowe. Wysokie kwoty regulowane gotówką mogą wpływać na rozliczenia podatkowe. Firma powinna posiadać dowody wypłaty i odbioru pieniędzy oraz znać podstawę zastosowanego sposobu rozliczenia.

Uporządkuj wyciągi bankowe

Wyciągi bankowe powinny obejmować wszystkie rachunki używane przez firmę. Dotyczy to rachunków głównych, walutowych, pomocniczych, rachunków płatniczych i kont wykorzystywanych przez platformy internetowe.

Przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy księgowość otrzymała pełne wyciągi za każdy kontrolowany miesiąc. Brak jednego okresu może utrudnić uzgodnienie przychodów i kosztów.

Każda operacja powinna mieć właściwy opis księgowy. Przelewy pomiędzy rachunkami firmy trzeba oznaczyć jako transfer wewnętrzny. Prywatne wpłaty właściciela wymagają prawidłowej kwalifikacji. Zwroty od dostawców powinny mieć powiązanie z korektą albo reklamacją.

Opłaty bankowe, prowizje, odsetki i różnice kursowe także wpływają na księgi. Program może księgować je automatycznie, lecz automatyczny zapis nadal wymaga sprawdzenia.

Firma korzystająca z operatorów płatności powinna pobrać raporty rozliczeniowe. Kwota wpływająca na konto często jest niższa od wartości sprzedaży, ponieważ operator potrąca prowizję. Księgowość musi rozdzielić przychód i koszt obsługi płatności.

Sprawdź obrót gotówkowy

Raporty kasowe powinny pokazywać wszystkie wpłaty i wypłaty gotówki. Stan kasy wynikający z dokumentów powinien odpowiadać rzeczywistej gotówce.

Ujemne saldo kasy wskazuje, że firma wypłaciła więcej pieniędzy, niż posiadała według ewidencji. Taka sytuacja wymaga wyjaśnienia i poprawienia dokumentacji.

Każda wypłata powinna mieć dowód. Może to być faktura opłacona gotówką, delegacja, zaliczka pracownicza albo zwrot wydatku. Dokument powinien wskazywać odbiorcę i cel.

Zaliczki udzielane pracownikom trzeba rozliczyć. Pracownik powinien przedstawić faktury i zwrócić niewykorzystaną kwotę. Nierozliczone zaliczki pozostające przez wiele miesięcy wymagają sprawdzenia.

Wpłaty gotówkowe ze sprzedaży powinny odpowiadać raportom kasowym i fiskalnym. Trzeba też uzgodnić wpłaty gotówki na rachunek bankowy.

Przeanalizuj rozrachunki z kontrahentami

Zestawienie należności i zobowiązań pokazuje, które faktury pozostają niezapłacone. Przed kontrolą trzeba przeanalizować stare salda.

Należność widniejąca w księgach przez kilka lat może być przedawniona, sporna, zapłacona na inny rachunek albo błędnie przypisana. Zobowiązanie może zostać uregulowane, skompensowane lub umorzone.

Każde stare saldo powinno mieć wyjaśnienie. Trzeba sprawdzić umowy, korespondencję, wezwania do zapłaty, ugody i potwierdzenia sald.

Niezapłacone faktury mogą wpływać na rozliczenia podatkowe. Dotyczy to między innymi korekt związanych z brakiem płatności w ustawowym terminie. Księgowość powinna sprawdzić, czy firma prawidłowo rozliczyła takie zdarzenia.

Potwierdzenia sald pomagają wykryć różnice. Kontrahent może wykazywać inną kwotę z powodu brakującej korekty, niezaksięgowanej wpłaty albo odmiennego przypisania przelewu.

Sprawdź dane kontrahentów

Dokumentacja powinna zawierać prawidłowe dane stron transakcji. Należy sprawdzić nazwy, numery identyfikacyjne, adresy i rachunki bankowe.

Zmiana nazwy albo adresu kontrahenta nie przekreśla transakcji, lecz może utrudnić porównanie dokumentów. System może traktować ten sam podmiot jako dwóch różnych dostawców.

Trzeba połączyć duplikaty kartotek i zachować historię zmian. Nie należy usuwać zapisów powodujących utratę informacji o wcześniejszych dokumentach.

Przy większych transakcjach firma powinna przechowywać materiał potwierdzający sposób weryfikacji kontrahenta. Może obejmować dane rejestrowe, korespondencję, ofertę, umowę oraz informacje o osobach reprezentujących drugą stronę.

Kontrolujący mogą badać, czy przedsiębiorca dochował staranności przy wyborze dostawcy. Znaczenie mają warunki transakcji, sposób kontaktu, cena, płatność, transport i możliwość wykonania zamówienia przez kontrahenta.

Nietypowa cena, płatność na rachunek osoby trzeciej albo brak zwykłej dokumentacji handlowej powinny skłonić firmę do dodatkowego sprawdzenia transakcji.

Uporządkuj umowy

Umowy powinny być podpisane przez osoby uprawnione i odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi współpracy. Trzeba zebrać umowy główne, aneksy, zamówienia, regulaminy i protokoły.

Dokumenty należy przypisać do konkretnych faktur. Kontrolujący powinien móc zobaczyć, z czego wynika cena, zakres usługi, termin i sposób rozliczenia.

Umowy zawarte ustnie także wywołują skutki, lecz trudniej udowodnić ich treść. W takiej sytuacji trzeba zebrać korespondencję, zamówienia, oferty, potwierdzenia wykonania i płatności.

Nie należy tworzyć umów z datą wsteczną. Brakujący dokument można odtworzyć w formie aktualnego oświadczenia opisującego wcześniejsze zdarzenie. Dokument powinien wskazywać prawdziwą datę sporządzenia.

Trzeba sprawdzić zgodność umowy z fakturą. Inna cena, inny zakres albo inny termin wymagają wyjaśnienia. Czasem różnica wynika z dodatkowego zamówienia, które firma potwierdziła w wiadomości e mail. Taką wiadomość należy zachować.

Więcej informacji o przygotowaniu firmy do czynności urzędu znajdziesz pod adresem https://biznestime.pl/jak-bez-stresu-przetrwac-kontrole-podatkowa/

Sprawdź dokumentację magazynową

Firma handlowa lub produkcyjna powinna uzgodnić księgowość z magazynem. Zakup towaru powinien mieć potwierdzenie przyjęcia, a sprzedaż powinna odpowiadać wydaniu produktu.

Trzeba sprawdzić dokumenty przyjęcia, wydania, przesunięcia, zwroty, ubytki i likwidacje. Każda zmiana stanu magazynu powinna mieć podstawę.

Stan wynikający z programu powinien odpowiadać rzeczywistej ilości towaru. Różnice mogą wynikać z pomyłek, kradzieży, uszkodzeń, błędnego przypisania jednostki albo opóźnienia wprowadzania dokumentów.

Przed kontrolą należy przeanalizować ujemne stany magazynowe. Wskazują one, że system zarejestrował sprzedaż przed przyjęciem towaru albo pominął dokument zakupu.

Towary uszkodzone lub przeterminowane wymagają dokumentacji likwidacji. Protokół powinien wskazywać rodzaj, ilość, przyczynę i sposób zniszczenia.

Zwroty klientów trzeba powiązać z fakturami korygującymi i przyjęciem towaru do magazynu. Zwrot do dostawcy powinien mieć potwierdzenie wydania oraz korektę zakupu.

Zweryfikuj remanenty

Przedsiębiorcy zobowiązani do sporządzania spisu z natury powinni sprawdzić jego kompletność i zgodność z księgami.

Remanent powinien wskazywać towary, materiały, produkcję w toku i inne składniki wymagane dla danej działalności. Każda pozycja powinna mieć ilość i prawidłową wycenę.

Trzeba zachować arkusze spisowe, zasady wyceny i dokumentację osób uczestniczących w spisie. Samo wpisanie końcowej wartości do księgi daje za mało informacji.

Duża zmiana wartości remanentu pomiędzy latami może wywołać pytania. Firma powinna umieć wyjaśnić wzrost zapasów, likwidację towarów albo spadek sprzedaży.

Przy towarach przechowywanych poza siedzibą trzeba potwierdzić miejsce i ilość. Dotyczy to magazynów zewnętrznych, towarów przekazanych do obróbki i produktów pozostających u kontrahentów.

Uporządkuj ewidencję środków trwałych

Każdy środek trwały powinien mieć dokument zakupu, datę przyjęcia do używania, wartość początkową, stawkę amortyzacji i miejsce użytkowania.

Trzeba sprawdzić, czy składnik majątku rzeczywiście istnieje i służy firmie. Urząd może przeprowadzić oględziny sprzętu, pojazdu, maszyny albo nieruchomości.

Wartość początkowa powinna uwzględniać koszty wymagane przez przepisy. Mogą do niej należeć wydatki związane z transportem, montażem i przygotowaniem składnika do używania.

Odpisy amortyzacyjne trzeba porównać z ewidencją. Program powinien stosować właściwą stawkę i rozpocząć naliczanie w prawidłowym czasie.

Modernizacja środka trwałego może zwiększyć jego wartość początkową. Zwykła naprawa może stanowić bieżący koszt. Firma powinna posiadać dokumentację pozwalającą rozróżnić te zdarzenia.

Likwidacja, sprzedaż albo utrata składnika wymaga wykreślenia go z ewidencji. Trzeba zachować protokół, umowę sprzedaży, dokument szkody albo inny dowód.

Sprawdź wyposażenie i niskocenne zakupy

Wyposażenie często stanowi obszar słabiej kontrolowany niż środki trwałe. Firma kupuje telefony, monitory, narzędzia, meble i drobny sprzęt, a później traci informację o miejscu ich użytkowania.

Przed kontrolą trzeba sporządzić zestawienie większych zakupów i przypisać je do pracowników albo pomieszczeń. Należy też sprawdzić, czy firma nadal posiada te przedmioty.

Sprzęt przekazany pracownikowi powinien mieć potwierdzenie odbioru. Zwrot urządzenia po zakończeniu zatrudnienia również wymaga dokumentu.

Zakup kilku identycznych urządzeń powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy. Brak części sprzętu może wymagać wyjaśnienia, czy został sprzedany, zniszczony, utracony albo używany poza siedzibą.

Uporządkuj dokumentację pojazdów

Samochody służbowe wpływają na rozliczenie kosztów i podatku VAT. Dokumentacja powinna wskazywać właściciela pojazdu, sposób użytkowania i rodzaj ponoszonych wydatków.

Trzeba zebrać umowy zakupu, leasingu, najmu, polisy, faktury za paliwo, naprawy, opłaty drogowe i parkingi.

Jeżeli firma stosuje pełne odliczenie VAT związane z określonym sposobem używania pojazdu, powinna sprawdzić wymaganą dokumentację i zgodność rzeczywistego użytkowania z przyjętymi zasadami.

Ewidencja przebiegu powinna być kompletna i odpowiadać trasom. Kontrolujący może porównać zapisane przejazdy z kalendarzem spotkań, fakturami i miejscem wykonywania usług.

Wydatki na pojazd prywatny używany w działalności wymagają właściwego rozliczenia. Firma powinna odróżniać koszty dotyczące pojazdów firmowych, leasingowanych i prywatnych.

Sprawdź rozliczenia pracowników

Dokumentacja płacowa powinna odpowiadać kwotom wypłaconym pracownikom i ujętym w deklaracjach. Trzeba porównać listy płac, przelewy, składki, zaliczki podatkowe i informacje roczne.

Każda premia, dodatek i potrącenie powinny mieć podstawę. Może nią być umowa, regulamin, decyzja pracodawcy albo rozliczenie czasu pracy.

Koszty podróży służbowych wymagają polecenia wyjazdu, rozliczenia, faktur i informacji o celu podróży. Trzeba sprawdzić daty, trasę, noclegi i wypłacone diety.

Wydatki pracownicze opłacone prywatnie powinny mieć formularz zwrotu i dowody zakupu. Firma musi też wykazać związek wydatku z działalnością.

Umowy cywilnoprawne wymagają dokumentacji wykonania pracy. Do umowy należy dołączyć rachunek, protokół, rezultaty i potwierdzenie zapłaty.

Przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy charakter współpracy odpowiada zastosowanej umowie. Sam tytuł dokumentu nie przesądza o sposobie wykonywania pracy.

Przeanalizuj transakcje z podmiotami powiązanymi

Transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi wymagają szczególnego porządku. Trzeba ustalić strony, rodzaj powiązania, wartość i warunki współpracy.

Umowy powinny odpowiadać warunkom stosowanym w podobnych transakcjach z podmiotami niezależnymi. Firma powinna posiadać uzasadnienie ceny, sposobu rozliczenia i gospodarczego celu.

Należy sprawdzić obowiązki dokumentacyjne właściwe dla okresu objętego kontrolą. Progi, terminy i zakres informacji mogą zależeć od rodzaju transakcji.

Dokumentacja powinna zgadzać się z księgami, fakturami i deklaracjami. Różna wartość transakcji w poszczególnych zestawieniach wymaga wyjaśnienia.

Pożyczki pomiędzy podmiotami powiązanymi powinny mieć umowę, harmonogram, naliczenie odsetek i potwierdzenia płatności. Podobnej staranności wymagają opłaty za zarządzanie, licencje, najem i usługi wspólne.

Sprawdź transakcje zagraniczne

Dokumenty zagraniczne wymagają ustalenia właściwego sposobu rozliczenia podatku. Trzeba sprawdzić miejsce świadczenia, moment powstania obowiązku, kurs waluty i dane kontrahenta.

Faktury w walucie obcej powinny mieć prawidłowe przeliczenie. Księgowość musi też ująć różnice kursowe wynikające z płatności.

Zakup lub sprzedaż towarów za granicą wymaga dokumentów transportowych. Powinny one potwierdzać trasę, odbiorcę, ilość towaru i datę dostawy.

Przy usługach trzeba ustalić miejsce ich wykonania i zasady opodatkowania. Dokumentacja powinna pokazywać siedzibę kontrahenta oraz charakter świadczenia.

Dokumenty sporządzone w obcym języku należy uporządkować. Organ może zażądać tłumaczenia materiałów związanych z kontrolą. Wcześniejsze wskazanie najważniejszych dokumentów pozwala szybciej zlecić tłumaczenie.

Porównaj księgowość z plikami JPK

Pliki JPK pozwalają organowi szybko porównać dużą liczbę danych. Firma powinna samodzielnie wykonać podobne sprawdzenie przed kontrolą.

Trzeba porównać pliki wysłane urzędowi z rejestrami znajdującymi się w systemie. Należy upewnić się, że księgowość zachowała właściwe wersje oraz potwierdzenia wysyłki.

Korekty JPK powinny tworzyć czytelną historię zmian. Firma musi wiedzieć, dlaczego złożyła każdą korektę i które dokumenty zmieniły rozliczenie.

Trzeba sprawdzić oznaczenia stosowane przy transakcjach. Błędny kod może prowadzić do pytań, nawet gdy kwota podatku pozostaje prawidłowa.

Organ może zażądać dodatkowych struktur JPK dotyczących ksiąg, faktur, magazynu albo wyciągów bankowych. Termin wskazany w wezwaniu może być krótki. Przepisy przewidują co najmniej trzy dni na przekazanie pliku JPK na żądanie.

Przedsiębiorca powinien wcześniej sprawdzić, czy program potrafi wygenerować właściwy plik. Trzeba też przetestować jego poprawność techniczną i zgodność z danymi źródłowymi.

JPK na żądanie odzwierciedla księgi i dowody księgowe. Takiego pliku nie poprawia się przez wysłanie korekty. Dlatego przed przekazaniem trzeba dokładnie sprawdzić okres, dane identyfikacyjne i zawartość.

Sprawdź dane w KSeF

Firma korzystająca z KSeF powinna porównać faktury znajdujące się w systemie z zapisami księgowymi. Samo przechowywanie dokumentów w systemie nie zastępuje kontroli poprawności rozliczenia.

Trzeba sprawdzić, czy wszystkie faktury sprzedaży trafiły do księgowości. Należy też ustalić, czy faktury zakupowe zostały pobrane i ujęte w odpowiednim okresie.

Dostęp do KSeF powinny mieć właściwe osoby. Przed kontrolą trzeba zweryfikować uprawnienia właściciela, pracowników i biura rachunkowego. Brak aktywnego uprawnienia może opóźnić pobranie dokumentów.

Firma powinna ustalić procedurę postępowania w razie awarii, błędnego dokumentu albo faktury wystawionej poza zwykłym obiegiem. Każdy taki przypadek wymaga zgodnego zapisu w księgowości.

Należy także sprawdzić zgodność numerów KSeF z wewnętrznymi numerami dokumentów. Dwa systemy mogą stosować różne identyfikatory, dlatego firma powinna umieć szybko powiązać zapis księgowy z właściwą fakturą.

Sprawdź dostęp do systemów księgowych

Kontrola może wymagać przedstawienia danych w formie elektronicznej. Firma powinna sprawdzić, czy system działa, posiada aktualne licencje i umożliwia eksport wymaganych informacji.

Trzeba zweryfikować konta użytkowników. Byli pracownicy powinni utracić dostęp, a obecni pracownicy powinni mieć uprawnienia odpowiadające obowiązkom.

Należy ustalić, kto może wygenerować rejestr, zestawienie obrotów, raport kasowy, kartę kontrahenta i plik JPK. Poleganie na jednej osobie tworzy ryzyko, gdy pracownik zachoruje albo przebywa na urlopie.

Firma powinna też wiedzieć, gdzie znajduje się kopia bazy danych. Kopia musi obejmować kontrolowany okres i pozwalać na odtworzenie dokumentacji.

Aktualizacja programu może zmienić sposób prezentacji starych danych. Przed kontrolą trzeba sprawdzić, czy wcześniejsze okresy nadal można otworzyć i wydrukować.

Zabezpiecz kopie dokumentów

Każdy dokument przekazany kontrolującym powinien pozostać również w firmie. Przy dokumentacji papierowej trzeba wykonać kopię lub skan.

Pliki elektroniczne należy zapisać w osobnym katalogu. Nazwa folderu powinna wskazywać kontrolę, okres i datę przygotowania.

Firma powinna zachować dokładnie tę wersję pliku, którą wysłała organowi. Późniejsze wygenerowanie raportu z systemu może dać inny wynik, jeżeli księgowość wprowadziła kolejne zapisy.

Kopie trzeba zabezpieczyć przed przypadkową zmianą. Można ograniczyć uprawnienia do edycji i przechowywać dodatkową wersję na innym nośniku.

Przed wysyłką należy sprawdzić, czy plik się otwiera, zawiera właściwe strony i ma czytelną jakość. Niepełny skan albo uszkodzone archiwum prowadzą do kolejnych wezwań.

Przygotuj spis przekazywanych materiałów

Dokumenty trzeba przekazywać wraz ze spisem. Każda pozycja powinna mieć numer, nazwę, okres i liczbę stron albo plików.

Spis pozwala ustalić, co dokładnie otrzymał organ. Chroni też firmę przed ponownym przygotowywaniem tego samego materiału.

W przypadku segregatorów należy wskazać ich zawartość. Ogólne określenie „faktury za rok” daje za mało informacji. Lepszy opis wskazuje rodzaj faktur, miesiące i zakres numerów.

Przy plikach elektronicznych trzeba zapisać nazwy, format, rozmiar i sposób przekazania. Należy zachować potwierdzenie wysyłki albo odbioru nośnika.

Jeżeli kontrolujący zabierają oryginały, przedsiębiorca powinien otrzymać dokładne pokwitowanie. Przed podpisaniem trzeba sprawdzić liczbę dokumentów i opis ich zawartości.

Przeanalizuj korekty deklaracji

Okres przed wszczęciem kontroli trzeba wykorzystać na sprawdzenie prawa do korekty. Po rozpoczęciu kontroli możliwość korygowania deklaracji w zakresie nią objętym zostaje co do zasady zawieszona na czas czynności.

Każda wykryta pomyłka wymaga analizy. Trzeba ustalić jej wpływ na podatek, odsetki, następne okresy i inne deklaracje.

Korekta jednego miesiąca VAT może zmienić kwotę przenoszoną na kolejny okres. Wtedy trzeba sprawdzić cały ciąg deklaracji.

Zmiana kosztu w podatku dochodowym może wpłynąć na zaliczki i zeznanie roczne. Korekta wynagrodzeń może wymagać poprawienia informacji przekazanych pracownikom.

Nie należy składać korekty automatycznie po wykryciu każdej różnicy. Najpierw trzeba ustalić prawidłowy sposób rozliczenia i przygotować dokumenty potwierdzające zmianę.

Korekta zwiększająca podatek powinna łączyć się z obliczeniem zaległości i odsetek. Sam formularz nie reguluje kwoty do zapłaty.

Firma powinna zachować opis przyczyny korekty. Po kilku miesiącach księgowy może pamiętać samą zmianę, lecz zapomnieć, z jakiego dokumentu wynikała.

Odtwórz brakujące dokumenty zgodnie z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń

Brak faktury, umowy albo protokołu wymaga działania. Najpierw trzeba ustalić, czy dokument istnieje u kontrahenta, w skrzynce e mail, systemie, archiwum albo biurze rachunkowym.

Można poprosić kontrahenta o ponowne udostępnienie dokumentu. Trzeba zachować wiadomość z taką prośbą i otrzymaną odpowiedź.

Jeżeli dokument zaginął, firma powinna opisać okoliczności. Przy utracie większej części archiwum mogą być potrzebne dodatkowe działania, takie jak zgłoszenie szkody, odtworzenie kopii i sporządzenie protokołu.

Nie należy tworzyć fikcyjnego dokumentu z dawną datą. Aktualne oświadczenie może opisać wcześniejsze zdarzenie, lecz powinno wskazywać prawdziwą datę sporządzenia.

Brak jednego dowodu nie zawsze oznacza brak możliwości wykazania transakcji. Rzeczywisty przebieg mogą potwierdzić przelew, korespondencja, dostawa, zeznania pracowników i dokumentacja magazynowa.

Im wcześniej firma rozpocznie odtwarzanie, tym większa szansa na uzyskanie materiałów od kontrahentów. Po kilku latach druga strona może już nie posiadać dokumentacji w łatwo dostępnym miejscu.

Uzgodnij działania z biurem rachunkowym

Przedsiębiorca pozostaje odpowiedzialny za swoje rozliczenia, nawet gdy powierza księgowość zewnętrznej firmie. Biuro rachunkowe powinno uczestniczyć w przygotowaniach, lecz potrzebuje informacji o rzeczywistym przebiegu działalności.

Trzeba ustalić, jakie dokumenty posiada biuro, a jakie pozostały u przedsiębiorcy. Należy też sprawdzić, kto przechowuje oryginały i kto może wygenerować potrzebne raporty.

Przedsiębiorca powinien przekazać biuru zawiadomienie o kontroli i omówić zakres. Księgowy może wskazać obszary wymagające sprawdzenia oraz wcześniejsze korekty.

Biuro powinno przygotować deklaracje, rejestry, księgi, zestawienia i potwierdzenia wysyłki. Przedsiębiorca powinien dostarczyć umowy, korespondencję, dowody wykonania usług i informacje o celu wydatków.

Należy sprawdzić umowę z biurem rachunkowym. Powinna określać zasady reprezentacji, udziału w kontroli i przygotowania dodatkowych materiałów.

Zmiana biura w kontrolowanym okresie wymaga połączenia dokumentacji od obu podmiotów. Trzeba ustalić, czy nowy księgowy otrzymał pełną bazę, salda początkowe i historię korekt.

Przygotuj pracowników

Pracownicy powinni wiedzieć, kto prowadzi kontakt z kontrolującymi. Każde żądanie dokumentu trzeba kierować do tej osoby.

Pracownik powinien odpowiadać zgodnie z własną wiedzą. Gdy pytanie dotyczy obszaru, którym się nie zajmuje, powinien wskazać właściwą osobę.

Nie należy przekazywać pracownikom gotowych odpowiedzi. Trzeba natomiast przypomnieć im zakres obowiązków, sposób obiegu dokumentów i przebieg badanych procesów.

Osoba z działu sprzedaży powinna umieć wyjaśnić sposób przyjmowania zamówień, wystawiania faktur i obsługi zwrotów. Magazynier powinien znać zasady przyjęcia i wydania towaru. Pracownik administracji powinien wiedzieć, jak rejestrowane są umowy.

Każda osoba powinna rozumieć granice swoich kompetencji. Pracownik magazynu nie powinien interpretować przepisów podatkowych. Księgowy nie powinien zgadywać, jak technicznie wykonano usługę.

Przygotuj procedurę pierwszego dnia kontroli

Recepcja, sekretariat i pracownicy obecni w siedzibie powinni wiedzieć, jak zachować się po przyjściu kontrolujących.

Należy sprawdzić ich dokumenty, powiadomić właściciela lub pełnomocnika i wskazać miejsce oczekiwania. Pracownik nie powinien samodzielnie udostępniać dokumentów ani systemów.

Po rozpoczęciu kontroli trzeba zapisać dane osób prowadzących czynności, zakres upoważnienia i termin zakończenia.

Firma powinna wyznaczyć pomieszczenie, w którym kontrolujący mogą pracować. Takie miejsce ogranicza przypadkowy dostęp do dokumentów niezwiązanych ze sprawą.

Trzeba przygotować komputer albo sposób przekazywania plików. Dostęp powinien obejmować materiały potrzebne do kontroli. Kontrolujący nie powinni korzystać z konta pracownika posiadającego pełne uprawnienia do całej infrastruktury firmy.

Chroń dane osobowe i tajemnicę przedsiębiorstwa

Dokumenty księgowe mogą zawierać dane pracowników, klientów i kontrahentów. Firma powinna przekazywać je w zakresie związanym z kontrolą.

Przed udostępnieniem dużego zbioru trzeba sprawdzić jego zawartość. Folder może obejmować pliki z kilku lat, choć organ żąda danych za jeden miesiąc.

Nie należy samodzielnie usuwać fragmentów dokumentów mogących mieć znaczenie dla sprawy. Można jednak poprosić organ o doprecyzowanie zakresu żądania.

Korespondencja e mail często zawiera rozmowy dotyczące wielu projektów. Firma powinna wyodrębnić wiadomości związane z badaną transakcją zamiast przekazywać całą skrzynkę pracownika.

Dostęp do systemu kadrowego, księgowego i handlowego powinien mieć określony zakres. Najbezpieczniej przygotować raporty albo czasowe konto z ograniczonymi uprawnieniami.

Każde przekazanie danych trzeba zapisać w rejestrze. Powinien on wskazywać odbiorcę, zakres, datę i podstawę udostępnienia.

Sprawdź archiwizację dokumentów

Dokumenty powinny być przechowywane przez okres wymagany przepisami właściwymi dla danego rodzaju materiału. Trzeba uwzględnić terminy podatkowe, rachunkowe, pracownicze i umowne.

Przed zniszczeniem dokumentów należy sprawdzić, czy nadal mogą mieć znaczenie dla nierozliczonego okresu, trwającej sprawy albo środka trwałego.

Elektroniczne archiwum powinno zapewniać czytelność i możliwość odnalezienia pliku. Sam zapis tysięcy skanów w jednym folderze nie daje sprawnego dostępu.

Nazwy plików powinny zawierać informacje pozwalające rozpoznać dokument. Można stosować datę, numer faktury, nazwę kontrahenta i rodzaj materiału.

Kopie zapasowe należy regularnie testować. Sam komunikat programu o wykonaniu kopii nie daje pewności, że dane można odtworzyć.

Dokumenty zapisane na starych nośnikach trzeba przenieść do aktualnego środowiska. Firma może posiadać archiwum na urządzeniu, którego nie potrafi już odczytać.

Sporządź wewnętrzny raport z przeglądu

Po zakończeniu sprawdzania dokumentacji należy sporządzić raport. Powinien wskazywać zbadane okresy, wykryte różnice, podjęte działania i sprawy pozostające do wyjaśnienia.

Raport pozwala właścicielowi ocenić ryzyko. Pokazuje też, czy firma zdąży przygotować brakujące materiały przed rozpoczęciem kontroli.

Każdy problem powinien mieć osobę odpowiedzialną i termin. Przykładowo brakująca umowa może wymagać kontaktu z kontrahentem, a rozbieżność w JPK może wymagać analizy księgowego.

Raport powinien rozdzielać błędy formalne od błędów wpływających na podatek. Brak opisu faktury wymaga innego działania niż pominięcie przychodu.

Trzeba też zapisać, które deklaracje zostały sprawdzone i czy wymagają korekty. Pozwoli to uniknąć ponownego analizowania tego samego okresu.

Przygotuj teczkę kontroli

Wszystkie materiały związane z kontrolą powinny trafić do osobnej teczki papierowej albo elektronicznej.

Teczka powinna zawierać zawiadomienie, upoważnienie, pełnomocnictwa, korespondencję, wezwania, odpowiedzi, spisy dokumentów, potwierdzenia przekazania i notatki ze spotkań.

Każdy dokument należy oznaczyć datą otrzymania albo wysłania. Terminy procesowe zależą od konkretnych dat, dlatego nie można opierać się na pamięci.

W osobnym pliku należy prowadzić rejestr czynności. Trzeba zapisać, kto uczestniczył w spotkaniu, jakie pytania padły i jakie materiały przekazano.

Teczka powinna być dostępna dla właściciela i pełnomocnika. Dostęp pozostałych pracowników można ograniczyć do informacji potrzebnych im przy wykonywaniu zadań.

Usuń organizacyjny chaos bez zmieniania historii dokumentów

Porządkowanie księgowości polega na odtworzeniu rzeczywistego przebiegu zdarzeń i poprawieniu błędów zgodnie z przepisami. Firma nie powinna zmieniać dokumentów w sposób ukrywający wcześniejsze zapisy.

Nie wolno usuwać niewygodnych faktur, poprawiać dat bez podstawy ani tworzyć fikcyjnych protokołów. Takie działania mogą wywołać poważniejsze konsekwencje niż pierwotny błąd.

Wykrytą pomyłkę trzeba opisać. Następnie należy zastosować prawidłową korektę księgową i podatkową. System powinien zachować informację o pierwotnym zapisie.

Jeżeli pracownik wprowadził fakturę do niewłaściwego miesiąca, trzeba ustalić właściwy okres i dokonać korekty. Jeżeli firma zgubiła dokument, powinna podjąć próbę uzyskania kopii.

Przejrzysta historia zmian pokazuje, że przedsiębiorca kontroluje swoje rozliczenia i reaguje na błędy zgodnie z prawem.

Sprawdź najczęstsze źródła rozbieżności

Duża część błędów wynika z prostych zdarzeń. Faktura trafia do księgowości dwa razy, pracownik pobiera dokument po zamknięciu miesiąca albo przelew zostaje przypisany do niewłaściwego kontrahenta.

Częstym źródłem różnic są daty. Data wystawienia, sprzedaży, dostawy, otrzymania i zapłaty mogą przypadać w różnych okresach. Księgowość musi ustalić, która data decyduje o rozliczeniu.

Problemy tworzą też korekty. Dostawca może przesłać dokument kilka tygodni po wystawieniu, a pracownik może go przeoczyć.

Kolejne źródło stanowią operacje wykonywane poza głównym systemem. Ręcznie wystawiona faktura, sprzedaż na platformie albo zakup opłacony prywatną kartą mogą nie trafić do zwykłego obiegu.

Rozbieżności powstają również przy zmianie programu księgowego. Dane przeniesione do nowego systemu mogą mieć inne numery, opisy albo salda.

Każdy z tych obszarów trzeba sprawdzić przed wizytą urzędu. Kontrolujący korzystają z narzędzi pozwalających szybko porównywać duże zbiory danych.

Przeprowadź próbne odtworzenie transakcji

Dobrym testem przygotowania firmy jest wybranie kilku transakcji i odtworzenie ich pełnej historii.

Należy zacząć od zapisu w deklaracji lub księdze. Następnie trzeba odnaleźć fakturę, umowę, zamówienie, dowód wykonania, płatność i korespondencję.

Cały zestaw powinien tworzyć spójną historię. Daty, kwoty, strony i opis świadczenia muszą się zgadzać.

Trzeba wybrać transakcje o wysokiej wartości, usługi niematerialne, zakupy zagraniczne, korekty, płatności gotówkowe i operacje z podmiotami powiązanymi.

Jeżeli przygotowanie jednej transakcji zajmuje kilka godzin, firma powinna poprawić sposób archiwizacji. Podczas kontroli urząd może zapytać o wiele podobnych zdarzeń jednocześnie.

Sprawdź dokumenty dzień przed wizytą

Dzień przed rozpoczęciem kontroli trzeba potwierdzić obecność właściciela, pełnomocnika i osób odpowiedzialnych za księgowość.

Należy sprawdzić, czy przygotowane pliki otwierają się i zawierają właściwe dane. Trzeba też upewnić się, że segregatory znajdują się w siedzibie.

Warto potwierdzić dostęp do systemu, KSeF, bankowości i archiwum. Hasło albo certyfikat może utracić ważność w najmniej odpowiednim momencie.

Pracownicy powinni znać osobę koordynującą. Recepcja powinna wiedzieć, kogo powiadomić po przyjściu kontrolujących.

Trzeba przygotować notes lub elektroniczny rejestr do zapisywania czynności. Każda prośba urzędu powinna otrzymać datę, termin wykonania i osobę odpowiedzialną.

Zachowaj porządek także podczas kontroli

Przygotowanie kończy pierwszy etap. Podczas kontroli trzeba utrzymać ten sam system pracy.

Dokumenty należy przekazywać przez koordynatora i zapisywać w rejestrze. Odpowiedzi powinny być sprawdzone przed wysłaniem.

Każde ustne ustalenie dotyczące terminu lub zakresu materiałów należy potwierdzić. Firma może poprosić o pisemne wezwanie albo sama przesłać krótką wiadomość podsumowującą rozmowę.

Po każdym dniu trzeba uzupełnić notatkę. Powinna wskazywać wykonane czynności, przekazane dokumenty i otwarte pytania.

Jeżeli urząd prosi o materiał, którego firma nie posiada, trzeba jasno opisać sytuację. Próba szybkiego stworzenia dokumentu bez sprawdzenia może pogorszyć sprawę.

Utrzymaj wypracowany system po zakończeniu czynności

Porządkowanie księgowości przed kontrolą często ujawnia słabe miejsca w firmie. Trzeba wykorzystać te informacje i poprawić codzienny obieg dokumentów.

Każdy zakup powinien trafiać do księgowości w określonym terminie. Pracownik powinien dołączać opis celu wydatku i wskazywać projekt albo dział.

Umowy należy przechowywać w jednym repozytorium. Faktury powinny mieć powiązanie z zamówieniem, odbiorem i płatnością.

Księgowość powinna regularnie uzgadniać bank, kasę, magazyn, rozrachunki i deklaracje. Korekty wymagają zapisu przyczyny.

Firma powinna wyznaczyć zastępstwo dla osób posiadających dostęp do systemów. Dokumentacja nie może zależeć wyłącznie od jednego pracownika.

Stały porządek skraca obsługę kolejnej kontroli, ułatwia przygotowanie sprawozdań i pozwala właścicielowi szybciej ocenić sytuację finansową firmy. Kontrolujący otrzymują wtedy materiały uporządkowane, kompletne i zgodne z ewidencją, a przedsiębiorca może skoncentrować się na wyjaśnieniu konkretnych pytań zamiast poszukiwaniu podstawowych dokumentów.

Artykuł przygotowany przy współpracy z partnerem serwisu.